Softwarewechsel Steuerkanzleien
Vertrauen in Lösungen und Arbeitsprozesse
Prozesse und Lösungen
Softwarewechsel Steuerkanzleien
Informationsaustausch
Das Wichtigste ist, Sie haben uns gefunden. Jetzt gilt es zuerst einmal Vertrauen zu schaffen und alle nötigen Informationen zur Softwarelösung mit Ihnen auszutauschen. Auch gilt der Grundsatz, nichts zu überstürzen. Sprechen Sie mit uns über Ihre Gründe. Sprechen Sie mit uns über Ihre Erwartungshaltung und vor allem über Ihre Ziele mit einer neuen Softwarelösung.
Kennenlernen und Prozesse überprüfen
Gemeinsam mit Ihnen, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, möchten wir im Vorfeld die nötigen Prozesse und Möglichkeiten mit der neuen Softwarelösung überprüfen und Informationen hinterfragen. Wir haben auch als Vorschlag, den jetzigen digitalen Status festzuhalten. Ein kleines Digitalaudit, wenn gewünscht, könnte durchaus für Sie interessant sein, um den gesamten Prozess und die neue Softwarelösung mit den Möglichkeiten kennenzulernen. Aus dem Ergebnis ergeben sich die nächsten Punkte und Schritte. Schritt 2 – Präsentation
Präsentation
Nachdem wir uns gemeinsam über Ihre Ziele, die Wünsche und Ihre Erwartungshaltung ausgetauscht haben, kennen wir nun die Herausforderungen. Sie bestimmen den weiteren Ablauf. Gerne möchten wir mit Ihnen eine Präsentation, abgestimmt auf die im Vorfeld gesteckten Ziele durchführen. Ob im ersten Schritt ONLINE oder vor Ort bestimmen nur Sie. Sinnvoll ist auf alle Fälle auch eine weitere Präsentation. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftsleitung. Den Umfang der LIVE Präsentation liegt in Ihrer Hand. Fachlichkeit, Digitalisierung, Automatisierung und Technik.
Individuell abgestimmte Präsentation
Nichts ist schlimmer, als eine Standardpräsentation und dann noch mit Powerpoint. Hier können wir Sie absolut beruhigen. Wenn wir präsentieren immer LIVE. Natürlich auch mit Datenbeständen, die einer gewissen Qualität und Quantität entsprechen, damit Ihre Fachfragen oder Fachprozesse direkt durchgeführt werden können. Dabei spielt es keine Rolle ob für Steuerkanzleien, Unternehmen oder Buchhalter die Präsentation durchgeführt wird. Rechnungswesen, die Eigen- oder Büroorganisation, die Steuern und Lohn & Gehalt. Auch Unternehmenslösungen bzw. die ONLINE Mandantenlösungen in ECHTZEIT sind dabei.
Systemcheck
Ohne Systeminfos geht nix. Ihre Erwartungshaltung an eine neue Softwarelösung ist sehr hoch. Die Kompatibilität zu anderen installieren Lösungen darf nicht beeinflusst werden. Die Stabilität gemeinsam genutzter Produkte, wie Microsoft Office muss erhalten bleiben. Die gesamte Systemauslastung, die Datensicherheit, der Datenschutz gehören hier ebenfalls bei der Betrachtung mit in das Szenario. Sie sehen, wir kümmern uns wirklich um alle Bereiche und Belange. Gerne natürlich gemeinsam mit Ihrem Systembetreuer. Der Vorteil, alle Informationen aus einer Hand.
System & Technik integrieren
Eine große Zielstellung muss sein, die größtmögliche Integrität zwischen neuer Software und dem vorhanderen IT-System, zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dem Home Office, den Niederlassungen, der Sicherheit, dem IT-Partner, der eingesetzten Peripherie und anderen Softwarelösungen zu gewährleisten. Dies funktioniert nur aus der umfangreichen Erfahrung aus fast 40 Jahren. Genau diese haben wir. Damit bringen einen weiteren Baustein zu einer erfolgreichen neuen Softwarelösung mit an Bord.
Geführte Teststellung
Vertrauen ja – Kontrolle ist besser. Über den im Vorfeld geführten Informationsaustausch mit Geschäftsführung, den Teamleitern, den Mitarbeitenden und der LIVE Präsentationen hat sich durchaus ein erstes Bild ergeben. Welche Produkte aus der Softwarelösung sinnvoll sind oder zum Einsatz kommen sollten. Der Systemcheck mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem IT-Betreuer steht auch auf grün. Jetzt kann eine Teststellung oder Testumgebung in Angriff genommen werden. Dieser Punkt ist sicher optional und hängt auch von der Dimension des Umstellungsszenarios ab. Aber mehrere tausend Kunden können nicht so falsch liegen.
Flexibilität wird groß geschrieben
Der Umstand bzw. die Möglichkeit einer Teststellung und deren Umfang ist immer gegeben. Durch unsere sehr große Flexibilität können wir fast jedes Szenario erstellen. Test bei uns im Rechenzentrum, Test auf einem lokalen PC oder auf einer virtuellen Umgebung auf ihrem IT-System. Die Systemvoraussetzung für die Softwarelösungen von hmd sind minimal. Auch eine Bereitstellung einer Testumgebung mit echten Daten aus ihrer jetzigen Softwarelösung ist möglich. Sie sehen, alles sehr flexibel.
Prozessveränderungen
Information & Schulung sind alles
Ein Softwarewechsel verspricht gewisse Anpassungen und Veränderungen. Die sind durchaus manchmal wünschenswert. Das ist nicht neu, nur die Grundsätze und Grundlagen müssen die gleichen bleiben. Genau hier liegt eine weitere Herausforderung, diese Knackpunkte der veränderten Prozesse herauszufinden. Hier an dieser Stelle, trennt sich die Spreu vom Weizen und die Motivation ist im Keller. Vorher war alles besser, schallt es nachher durch die Räume. Werden aber diese Prozesse vorher geschult und die Informationen, wie – was – wo, jetzt läuft, kann diese Hürde genommen werden.
Augen zu und durch
Funktioniert auch manchmal, ist aber mit erhöhtem Risiko an Zeitverlust oder Doppelarbeit verbunden. Ein dokumentierter Ablauf des Prozesses beim Einsatz einer neuen Softwarewösung und zur Migration von Datenbeständen ist nötig. Die Aufteilung nach zuständigen Arbeitsschritten, Personen und möglichen Nacharbeiten muss definiert werden. Dies schafft Sicherheit und Vertrauen, Überblick und die nötige Zielerreichung. Die Motivation in einem solchen Projekt wird schwanken, muss aber von ganz oben im Unternehmen getragen werden.
Motivation
Schritt für Schritt nach vorne.
Es müssen kleine erfolgreiche Schritte durchgeführt werden. Dies stärkt die Motivation. Nicht immer das große abstrakte Ziel benennen, an dem sich die meisten nicht reiben können, da es nicht greifbar ist. Oft ist ein kleiner Schritt, ein größerer Erfolg und ermutigt zu dem nächsten ggf. größeren. Dies ist die Motivation aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und nimmt selbst kritische oder ablehnende Personen mit auf die Reise. Es ist wie immer. Nicht alles kann an einem Tag erbaut werden.
Nicht ablenken lassen
Diskussionen oder Gespräche, vor allem weder der Veränderungen wird und muss es immer geben. Zum Stand und Informationen des Projektes, der Datenmigration und zu Verbesserungsvorschlägen. Auch das alle Personen, sicher nicht gleichermaßen, im Unternehmen die betroffen sind, an einem Strang ziehen müssen. Das eine gewisse Neutralität oder Ablehnung vorhanden ist, wird es auch geben. Hier kann einfach nur der Leuchtturm in diesem Projekt die Infomationen hoch halten und die Erfolge und Verbesserungen darstellen. Ein regelmässiges Jour-Fix bringt alle auf den gleichen Informationsstand und fängt auch andere ggf. kritische Personen ein.
Ziele
Zielsetzung & Zielerreichung
Zielsetzung und Zielerreichung müssen von der Geschäftsleitung ausgegeben werden. Ebenso Vorteile, Verbesserungen, Änderungen und Anpassungen, die so ein Prozess mit sich bringt. Auch die Inhalte, Komplexitäten und Einschränkungen an der einen oder anderen Stelle, müssen kommuniziert werden. Unterschiede hängen natürlich im Zuge der Mission vom Ziel ab. Diese individuelle Anpassung muss im Vorfeld gemeinsam ausgearbeitet werden.
Meilensteine sind gefragt
Nichts ist schlimmer, als das Ziel vorzugeben, aber den Weg nicht zu kennen. Auch könnte man sagen, der Weg ist das Ziel, aber mit Sprüchen kommen wir nicht weiter. Handfeste Informationen, was – wann – wer zu erledigen hat und wo – wie Unterstützung und Hilfe zu finden ist. Ein kleiner Leitfaden als visuelle Unterstützung hilft sehr viel. Helfen wird auch, wenn der Fortgang der Mission kommuniziert wird. Welche fünf oder sechs Parameter hier nötig sind, können wir gerne gemeinsam individuell festlegen.
Datenmitnahme
Analyse Datenmitnahme
Eine erfolgreiche Datenmitnahme muss im Vorfeld analysiert werden. Dafür muss es einen Datenmigrationsplan geben, der Quelle und Ziel definiert. Wichtiger ist jedoch im Vorfeld zu klären, welche Typen von Datenbeständen, aus welchen Datentöpfen und über wieviele Jahre Datenbestände migriert werden sollten. Die Vorbereitung auf die Aufgabe, die Anpassungen und Kommunikation der bestehenden Prozesse ist Bestandteil der Analyse. Die Datenmitnahme selbst kostet nur Zeit, die eingeplant werden muss. Wir stehen bei Analyse, Implementierung und Migration fest an Ihrer Seite.
Wer macht was?
Die Datenmitnahme kennt verschiedene Prozesse, Bereiche, Reihenfolgen und Strukturen. Diese müssen eingehalten und in den Migrationsprozess eingearbeitet werden. Wir teilen uns die Aufgaben. Wir von hmd übernehmen einmalige Datenbestände wie Mandantenstammdaten, Adressen und Kontakte, Dokumenten-management und Kanzleiorganisationsdaten. Auch einen kleinen ausgewählten Teil Ihrer Rechnungswesenmandate, die vorab besprochen worden sind. Bei Lohn & Gehalt verfahren wir identisch. Nur damit wird sichergestellt, dass auch alles funktioniert und die Prozesse passen.
Erfolgreiche Datenmitnahmen aus anderen Softwarelösungen
Warum hmd?
Vorteile Softwarewechsel für Steuerkanzleien
Egal wie groß ihr Netzwerk ist, wie viele Server oder Arbeitsplätze angeschlossen sind. Das Update von hmd dauert nie länger als 10 Minuten. Stillstand in der Steuerkanzlei geht heute wg. Softwareupdate gar nicht mehr. Die Kosten dafür gibt es bei hmd nicht.
Datendubletten oder doppelt geführte Datenbestände sind bei uns absolut tabu. Es gibt keine zwei Datentöpfe, egal ob Sie unsere lokale Softwarelösung oder den Zugriff über unsere ONLINE Versionen nutzen. Eine hohe Durchgängigkeit sichert Ihren Erfolg bei Aktualität und Geschwindigkeit.
Selbst wenn Ihre Mandanten das Kassenbuch, die Finanzbuchhaltung, den Zahlungsverkehr, die Faktura oder den Workflow über die direkte ONLINE Anbindung in ECHTZEIT nutzen, werden die Datenbestände sofort aktualisiert. Selbst über Schnittstellenimport oder den Kontoauszugsmanager mit Belegbildern.
Übergabeläufe oder Funktionen, die manuell ausgeführt oder vergessen wurden, gehören der Vergangenheit an. Alle Programmteile, egal ob aus Lohn & Gehalt, Kanzleiorganisation oder den Steuern aktualisieren immer alle Datenbestände. Dies sichert eine hohe Aktualität im gesamten Programmpaket.
Übergabeläufe oder Funktionen, die manuell ausgeführt oder vergessen wurden, gehören der Vergangenheit an. Alle Programmteile, egal ob aus Lohn & Gehalt, Kanzleiorganisation oder den Steuern aktualisieren immer alle Datenbestände. Dies sichert eine hohe Aktualität im gesamten Programmpaket.
Eingefahrene Prozesse mit Mandanten und Insellösungen können in so einem Zuge mit aufgeräumt werden.
Stoppen Sie manuelle, immer wiederkehrende und lähmende Prozesse bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Stärken Sie fachliche Entwicklungen, statt stupider Einfältigkeit.
Technische Prozesse verdrängen immer mehr die fachliche Qualifikationen der Mitarbeiter. Stoppen Sie diese Entwicklung.
Egal wie groß ihr Netzwerk ist, wie viele Server oder Arbeitsplätze angeschlossen sind. Das Update von hmd dauert nie länger als 10 Minuten. Stillstand in der Steuerkanzlei geht heute wg. Softwareupdate gar nicht mehr. Die Kosten dafür gibt es bei hmd nicht.
Datendubletten oder doppelt geführte Datenbestände sind bei uns absolut tabu. Es gibt keine zwei Datentöpfe, egal ob Sie unsere lokale Softwarelösung oder den Zugriff über unsere ONLINE Versionen nutzen. Eine hohe Durchgängigkeit sichert Ihren Erfolg bei Aktualität und Geschwindigkeit.
Selbst wenn Ihre Mandanten das Kassenbuch, die Finanzbuchhaltung, den Zahlungsverkehr, die Faktura oder den Workflow über die direkte ONLINE Anbindung in ECHTZEIT nutzen, werden die Datenbestände sofort aktualisiert. Selbst über Schnittstellenimport oder den Kontoauszugsmanager mit Belegbildern.
Übergabeläufe oder Funktionen, die manuell ausgeführt oder vergessen wurden, gehören der Vergangenheit an. Alle Programmteile, egal ob aus Lohn & Gehalt, Kanzleiorganisation oder den Steuern aktualisieren immer alle Datenbestände. Dies sichert eine hohe Aktualität im gesamten Programmpaket.
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Eingefahrene Prozesse mit Mandanten und Insellösungen können in so einem Zuge mit aufgeräumt werden.
Stoppen Sie manuelle, immer wiederkehrende und lähmende Prozesse bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Stärken Sie fachliche Entwicklungen, statt stupider Einfältigkeit.
Technische Prozesse verdrängen immer mehr die fachliche Qualifikationen der Mitarbeiter. Stoppen Sie diese Entwicklung.
Können wir Ihnen
behilflich sein?
Sie haben Fragen oder wünschen weitergehende Informationen? Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Software für Steuerkanzleien
Überzeugen Sie sich einfach selbst. Die hmd-software AG bietet für steuerberatende Berufe ein spannendes Komplettpaket an. Softwarestandards wo Standards in der Steuerkanzlei oder in der Wirtschaftsprüfung gebraucht werden, um Prozesse schnell, effektiv und sicher erledigen zu können. Integrierte Funktionen zur Digitalisierung und Automatisierung bieten allen Anwendern die nötige Unterstützung in den Prozessen. Das integrierte Dokumentenmanagement incl. einem Prozessmanagement hilft bei der digitalen Organisation und Steuerung alle Prozesse der Steuerkanzlei.
Wir möchten Ihnen gerne zeigen, was wir noch können.
